Kontrola PIP w magazynie -jaakie grożą kary i za co?

Inspektor PIP wchodzi do magazynu i widzi wgnieciony słup, brak czytelnej informacji o nośności oraz regał, którego stanu technicznego od dawna nikt nie dokumentował. W takiej sytuacji problemem nie jest wyłącznie brak protokołu. Podczas kontroli liczy się przede wszystkim to, czy regały są stabilne, prawidłowo użytkowane i objęte systemem kontroli pozwalającym wychwycić niebezpieczne uszkodzenia.

Kiedy inspektor pracy może skontrolować magazyn?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy nie musi być wcześniej zapowiedziana. Inspektor może rozpocząć czynności bez uprzedniego powiadomienia pracodawcy.

Kontrola może wynikać z planowych działań PIP, skargi dotyczącej warunków pracy albo zdarzenia, które wymaga wyjaśnienia. Pracodawca nie powinien więc zakładać, że przed każdą wizytą dostanie kilka dni na uporządkowanie dokumentacji.

PIP ma prawo m.in. do oględzin pomieszczeń, stanowisk pracy, urządzeń oraz sposobu organizacji pracy.

W magazynie kontrola może objąć nie tylko dokumentację pracowniczą i szkolenia BHP, ale także sposób składowania towarów, drogi transportowe, pracę wózków oraz stan użytkowanych regałów.

Co PIP sprawdza przy regałach magazynowych?

Przy regałach inspektora interesuje przede wszystkim ich stan techniczny, stateczność, nośność, sposób użytkowania i oznakowanie, a także reakcja firmy na wykryte uszkodzenia.

Państwowa Inspekcja Pracy w materiałach dotyczących bezpieczeństwa magazynowania zwraca uwagę m.in. na sposób składowania materiałów, stateczność i nośność regałów, oznakowanie miejsc niebezpiecznych oraz organizację dróg transportowych.

Uwagę inspektora mogą zwrócić między innymi:

• wgniecione lub odkształcone słupy regałów,
• uszkodzone belki i stężenia,
• poluzowane lub brakujące kotwy,
• brak zabezpieczeń belek,
• brak czytelnych informacji o dopuszczalnym obciążeniu,
• przeciążenie regałów lub niewłaściwe rozmieszczenie ładunków,
• brak reakcji na wcześniej stwierdzone uszkodzenia,
• nieprawidłowa organizacja ruchu wózków wokół regałów.

Ogólne wymagania dotyczące składowania wynikają z rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Szczegółowe zasady bezpiecznej eksploatacji stalowych systemów składowania opisuje natomiast PN-EN 15635.

Jeżeli chcesz uporządkować system kontroli konstrukcji w magazynie, sprawdź zakres usługi przeglądy regałów.

Jakie dokumenty dotyczące regałów mogą zainteresować PIP?

Inspektor może żądać dokumentów i informacji związanych z bezpieczeństwem pracy, więc dokumentacja dotycząca eksploatacji regałów i usuwania usterek powinna być prowadzona na bieżąco.

Nie chodzi o tworzenie osobnej „teczki dla PIP” dzień przed kontrolą. Dokumenty powinny pokazywać, że w magazynie faktycznie działa system nadzoru nad stanem konstrukcji.

Szczególnie przydatny jest czytelny protokół z przeglądu regałów, w którym można wskazać konkretne miejsce uszkodzenia, jego znaczenie i zalecone działania.

Najczęstsze uchybienia przy regałach magazynowych

Problemem podczas kontroli nie musi być pojedyncza rysa na konstrukcji. Znacznie poważniejsza jest sytuacja, w której widoczne uszkodzenia pozostają bez zgłoszenia, oceny i naprawy.

PIP w materiałach dotyczących magazynów zwraca uwagę m.in. na brak informacji o dopuszczalnych obciążeniach, problemy ze statecznością składowanych materiałów oraz niewłaściwe oznakowanie miejsc składowania i ciągów komunikacyjnych.

Przy samych regałach szczególnie niepokojąca jest sytuacja, gdy wyraźnie uszkodzony słup nadal pracuje pod pełnym obciążeniem.

Podobnie wygląda przypadek, w którym poprzedni protokół zalecał naprawę, a kilka miesięcy później uszkodzony element nadal znajduje się na swoim miejscu.

Sam protokół nie poprawia bezpieczeństwa. Musi za nim iść konkretne działanie.

Więcej o ogólnych wymaganiach dotyczących organizacji pracy przeczytasz również w poradniku zasady BHP w magazynie.

Czy brak przeglądu regałów oznacza automatycznie mandat?

Nie istnieje prosty taryfikator „brak przeglądu regałów = konkretna kwota mandatu”. PIP ocenia, czy pracodawca i osoby odpowiedzialne zapewniają bezpieczne warunki pracy oraz przestrzegają przepisów i zasad BHP.

PN-EN 15635 szczegółowo opisuje system kontroli regałów, w tym przegląd ekspercki wykonywany w odstępach nie większych niż 12 miesięcy. Stosowanie Polskich Norm jest jednak co do zasady dobrowolne.

Nie oznacza to możliwości pozostawienia regałów bez nadzoru. Pracodawca nadal odpowiada za stan bezpieczeństwa i higieny pracy, a przepisy wymagają m.in. zapewnienia odpowiedniej wytrzymałości i stateczności urządzeń do składowania oraz bezpiecznego magazynowania materiałów.

Brak udokumentowanego systemu kontroli w połączeniu z eksploatacją uszkodzonych lub przeciążonych regałów może być jednym z elementów stwierdzonego naruszenia zasad BHP.

Relację między przepisami a PN-EN 15635 szerzej wyjaśniamy we wpisie dlaczego wykonuje się przeglądy regałów magazynowych.

Mandat PIP i grzywna – jakie kary obowiązują w 2026 roku?

Od 8 lipca 2026 r. wzrosły sankcje za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, w tym naruszenia przepisów i zasad BHP.

Zgodnie z aktualnym art. 283 § 1 Kodeksu pracy osoba odpowiedzialna za stan BHP albo kierująca pracownikami, która nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, może podlegać grzywnie od 2 000 zł do 60 000 zł.

Zmieniły się również uprawnienia inspektora przy nakładaniu mandatów. Od 8 lipca 2026 r. mandat za wykroczenie przeciwko prawom pracownika może wynieść od 2 000 zł do 5 000 zł. Jeżeli dana osoba była co najmniej dwukrotnie ukarana za podobne wykroczenie i w ciągu dwóch lat ponownie dopuści się naruszenia, mandat może sięgnąć 10 000 zł.

Po skierowaniu sprawy do sądu grzywna za naruszenie objęte art. 283 Kodeksu pracy może wynieść do 60 000 zł.

Nie jest to jednak automatyczna „kara za brak przeglądu regałów”. Odpowiedzialność dotyczy konkretnego naruszenia przepisów lub zasad BHP i zawsze zależy od okoliczności sprawy.

Czy PIP może nakazać wyłączenie regału?

Jeżeli warunki pracy powodują bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi, inspektor pracy może podjąć działania prowadzące do natychmiastowego przerwania niebezpiecznej pracy lub użytkowania urządzenia.

Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy pozwala m.in. nakazać wstrzymanie prac lub działalności przy bezpośrednim zagrożeniu oraz wstrzymać eksploatację maszyn i urządzeń, jeżeli ich użytkowanie powoduje takie zagrożenie.

PIP może również zakazać wykonywania pracy w miejscu, w którym warunki stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia.

Poważnie uszkodzonej konstrukcji nie powinno się więc pozostawiać w eksploatacji z założeniem, że „naprawimy ją po kontroli”. Reakcja powinna nastąpić od razu po wykryciu zagrożenia.

Teczka na kontrolę PIP – co mieć pod ręką?

Dobre przygotowanie do kontroli nie polega na kompletowaniu dokumentów dzień wcześniej. Najważniejsze jest prowadzenie ich na bieżąco i możliwość pokazania całej historii: kontrola – uszkodzenie – decyzja – naprawa.

W przypadku regałów dobrze mieć łatwo dostępne:

• dokumentację techniczną i instrukcje użytkowania,
• aktualne informacje o dopuszczalnych obciążeniach,
• ostatni protokół z przeglądu eksperckiego,
• wcześniejsze protokoły pozwalające prześledzić historię uszkodzeń,
• potwierdzenia wykonanych napraw i wymian elementów,
• procedurę zgłaszania uszkodzeń,
• informację o osobie odpowiedzialnej za bezpieczeństwo urządzeń do składowania.

Jeżeli w dokumentacji znajduje się uszkodzenie wymagające naprawy, powinno być również potwierdzenie, co z nim zrobiono. To pozwala odróżnić samo gromadzenie protokołów od rzeczywistego zarządzania bezpieczeństwem regałów.

Jeżeli nie masz aktualnego raportu lub chcesz uporządkować stan konstrukcji przed kontrolą, możesz zlecić przeglądy regałów magazynowych. W New Rack System raport z przeglądu przekazywany jest do 5 dni roboczych, a poważne uszkodzenia są oznaczane.

FAQ – kontrola PIP i regały magazynowe

Czy PIP może przyjść do magazynu bez zapowiedzi?

Tak. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że kontrola może zostać przeprowadzona bez uprzedniego powiadomienia podmiotu kontrolowanego. Sposób rozpoczęcia czynności zależy od celu kontroli i decyzji inspektora.

Czy PIP wymaga protokołu z przeglądu regałów?

Inspektor może żądać dokumentów dotyczących bezpieczeństwa eksploatacji regałów. Protokół przeglądu pozwala wykazać, kiedy konstrukcja została oceniona, jakie uszkodzenia wykryto i jakie działania zalecono.

Czy za brak rocznego przeglądu regałów jest konkretny mandat?

Nie ma odrębnej, stałej kwoty mandatu przypisanej wyłącznie do braku rocznego przeglądu. Interwał do 12 miesięcy wynika z PN-EN 15635. PIP ocenia natomiast przestrzeganie przepisów i zasad BHP oraz faktyczny stan bezpieczeństwa w magazynie.

Ile wynosi mandat PIP w 2026 roku?

Od 8 lipca 2026 r. mandat za wykroczenie przeciwko prawom pracownika może wynosić od 2 000 do 5 000 zł. Przy ponownym podobnym wykroczeniu, po spełnieniu warunków określonych w przepisach, może sięgnąć 10 000 zł.

Jaka grzywna grozi za naruszenie przepisów BHP?

Art. 283 § 1 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 2 000 do 60 000 zł dla osoby odpowiedzialnej za stan BHP albo kierującej pracownikami, która nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Czy wystarczy mieć protokół, jeśli uszkodzenia nie zostały naprawione?

Nie. Protokół dokumentuje stan konstrukcji i zalecenia, ale nie zastępuje ich wykonania. Jeżeli wskazano niebezpieczne uszkodzenie, miejsce powinno zostać odpowiednio zabezpieczone, a wymagane prace wykonane.

Do kontroli PIP najlepiej przygotowywać magazyn przez cały rok, a nie dopiero w dniu pojawienia się inspektora. Regularnie sprawdzaj stan regałów, dokumentuj wykryte uszkodzenia i realizuj zalecenia naprawcze. Jeśli ostatni przegląd jest nieaktualny albo nie masz pewności co do stanu instalacji, zleć przegląd regałów magazynowych, zanim drobne zaniedbanie przerodzi się w realny problem bezpieczeństwa.