Najważniejsze dokumenty magazynowe

Za sprawne funkcjonowanie magazynu odpowiada wiele elementów: infrastruktura i sprzęt, dobra organizacja pracy, zarządzanie procesami przepływu towarów, wykwalifikowany personel, a także dokumentacja magazynowa. Ten ostatni czynnik stanowi nośnik tysięcy informacji na temat obsługiwanego przez magazyn asortymentu. Bez prawidłowego obiegu dokumentów magazyn nie może pracować wydajnie i efektywnie. 

Czym jest dokumentacja magazynowa?

Dokumenty magazynowe to papierowe lub elektroniczne zapisy danych, które obrazują prace wykonywane przez magazyn. Wskazują, jaki jest obrót, jak są realizowane poszczególne etapy procesów logistycznych oraz czy magazyn jest zorganizowany w poprawny sposób pod względem przestrzegania zasad. 

Znaczenie prawidłowego obiegu dokumentów na funkcjonowanie magazynu

Prawidłowy obieg dokumentów magazynowych ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie magazynu. Jeżeli dokumentacja jest przesyłana zbyt długo, prace poszczególnych działów w magazynie są wstrzymywane. Największe problemy stwarza przekazywanie dokumentów papierowych, ponieważ łatwo w nich o przeoczenia czy zgubienie ważnych danych. Tradycyjne podejście znacząco wydłuża obieg dokumentów. 

Aktualnie papierowe wersje są wypierane przez elektroniczne, co wynika ze zwiększonej popularności systemu WMS. Zarządzanie magazynem z jego pomocą pozwala na skuteczne zapisywanie dużej ilości informacji w kompleksowej bazie danych. Znacząco optymalizuje to proces gromadzenia i wymiany informacji. 

Jak należy obsługiwać dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej?

Aby dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej nie ginęły i wpływały pozytywnie na funkcjonowanie magazynu, należy przestrzegać kilku podstawowych zasad. Ułatwiają organizowanie prawidłowego obiektu informacji, utrzymanie rzeczywistego stanu magazynowego, a ponadto zapewniają spójność i wiarygodność danych magazynowych. 

Do najważniejszych zasad należy:

• kompletność, która zakłada udokumentowanie wszystkich operacji i transakcji związanych z obrotem magazynowym;
• spójność — wszystkie dokumenty magazynowe, czyli formularze, szablony i procedury dokumentacyjne powinny być jednolite;
• dokładność i staranność, w celu prawidłowego odwzorowania faktycznego stanu magazynowego. Na każdym dokumencie powinna znajdować się data transakcji i podpis uprawnionej osoby potwierdzający, że dokument magazynowy jest przygotowany w prawidłowy sposób;
• profesjonalna archiwizacja, która zakłada bezpieczne składowanie dokumentów w jednym miejscu. Dostęp powinien być łatwy dla wszystkich osób, które ich potrzebują do realizacji zadań służbowych. 

Jakie są dokumenty magazynowe?

Dostępne są dwa główne rodzaje dokumentów magazynowych:

• dokumenty przychodowe — dotyczą towarów, które trafiają do magazynu;
• dokumenty rozchodowe — dotyczą towarów, które są wydawane z magazynu.

Powyższe dokumenty stanowią zapis wszystkich czynności związanych z obrotem towarów w magazynie. Pozwalają na kontrolowanie przyjęcia i wydawania asortymentu. Ułatwiają kontrolowanie stanu magazynowego, czyli ilości towarów, które faktycznie przechowują regały paletowe. 

Dokumenty magazynowe przychodowe

Obejmują wszystkie zapisy, które powstają w momencie przyjęcia towaru przez magazyn, niezależnie od tego, z jakiego miejsca pochodzi. Dokumenty magazynowe przychodowe powstają zarówno podczas dostawy zewnętrznej, przyjęcia zwrotu, jak i przyjęcia wewnętrznego (towary z produkcji). 

Jednym z dokumentów przychodowych jest protokół inwentaryzacji, który podnosi stan magazynowy i stanowi przychód. Dostępne są również korekty stanu. Śledzone są w dokumentach nie tylko numery artykułu, ale również poszczególne cechy, które dotyczą m.in. błędów w numerze serii. 

Jeżeli magazyn korzysta z systemu zarządzania WMS, dokumenty przychodowe są generowane automatycznie poprzez wprowadzenie do komputera określonych danych. Np. gdy zostanie zatwierdzona przez pracownika kontrola wejściowa, powstaje elektroniczny dokument PZ. Jest on automatycznie przesyłany z systemu WMS do systemu ERP. 

Jeżeli magazyn nie korzysta z systemu zarządzania WMS, wszystkie dokumenty przychodowe są generowane manualnie przez wyznaczonego pracownika. 

Dokumenty magazynowe rozchodowe

Podobnie jak magazynowe dokumenty przychodowe, również warianty rozchodowe są wystawiane w momencie wydania towaru z magazynu, niezależnie od celu. Dokumenty magazynowe rozchodowe powstają zarówno przy wydaniu zewnętrznym, jak i wewnętrznym (na produkcję, do strefy kompletacji). 

Również w przypadku dokumentów magazynowych rozchodowych powstaje protokół inwentaryzacyjny, który może obniżyć stan magazynowy i stanowi rozchód. Tworzone są również korekty stanu, gdy oprócz numeru artykułu śledzone są jego cechy. 

Dokumenty rozchodowe mogą być generowane automatycznie przez system zarządzania WMS. Wystarczy, że pracownik wprowadzi do komputera określone dane np. po kompletacji i spakowaniu zamówienia. Automatycznie generowany jest dokument MZ, który jest przesyłany z systemu WMS do systemu ERP. 

Jeżeli magazyn pracuje bez wsparcia systemu informatycznego, wszystkie dokumenty rozchodowe musi wystawić manualnie wyznaczony pracownik magazynu.

MM, czyli przesunięcia międzymagazynowe

Dokumenty MM, czyli przesunięcia międzymagazynowe wystawiane są w celu potwierdzenia przemieszczenia towarów w obrębie magazynów należących do jednego właściciela. Najczęściej generowane są:

• dokumenty MW — wydania z magazynu,
• dokumenty MP — przyjęcia do magazynu. 

Zadaniem wymienionych wyżej dokumentów jest zweryfikowanie, czy towar dotarł do wskazanego miejsca w magazynie docelowym. 

Dokumenty magazynowe, które koniecznie musisz znać

Główny podział dokumentów magazynowych wskazuje, że w obiegu powstają dokumenty przychodowe, rozchodowe, a także przesunięcia międzymagazynowe. Poniżej wyszczególniliśmy najważniejsze i najpopularniejsze dokumenty, które potwierdzają wykonywanie poszczególnych operacji w magazynie. 

PZ — przyjęcie zewnętrzne

Jest wystawiany po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Dokumentuje przychód towarów, czyli ich przyjęcie do magazynu. Ważne jest, aby dokument zawierał numer, datę wystawienia, datę przyjęcia towaru, jego oznaczenie i ilość, dane wystawiającego, dane dostawcy, podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu, podpis dostawcy i podpis pracownika dokonującego odbioru towaru.

WZ — wydanie na zewnątrz

Dokument jest wystawiany po zatwierdzeniu wydania towaru z magazynu. Powinien zawierać numer, a także najważniejsze informacje o produkcie, czyli cenę jednostkową, ilość wydawanego towaru, oznaczenie. Ponadto ważne są daty wydania towaru i wystawienia dokumentu, a także podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu i dane wystawiającego oraz odbiorcy.

PW — przyjęcie wewnętrzne

Dokument powstaje po przychodzie produktu do strefy kompletowania. Powinien zawierać numer dokumentu, datę wystawienia, datę przyjęcia towaru, jego ilość i oznaczenie, dane wystawiającego oraz podpis osoby, która jest upoważniona do wystawienia tego dokumentu, a także podpis odbiorcy i dostawcy.

RW — rozchód wewnętrzny

Dokument powstaje po rozchodzie produktu w strefie konfekcjonowania. Potwierdza wydanie towaru np. na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa. Jak wygląda RW? Dokument magazynowy zawiera niezbędne podpisy i daty, a także źródła pobrania materiałów i oznaczenia jednostki przedsiębiorstwa umożliwiające przypisanie kosztów. 

Wycofanie z wysyłki, czyli zwrot wewnętrzny

Dokument powstaje po zakończeniu procesu wycofania towaru z wyjazdu. Potwierdza, że skompletowany towar nie został wydany, tylko z powrotem trafił do magazynu.

Dokument inwentaryzacji

Dokument powstaje po zatwierdzeniu inwentaryzacji. Może stanowić przychód lub rozchód, w zależności od osiągniętego wyniku.

Braki i nadwyżki

Dokument powstaje po rozliczeniu braków i nadwyżek stwierdzonych na terenie magazynu.

Listy załadunkowe

Dokument powstaje po zatwierdzeniu załadowania samochodu. Potwierdza, jakie jednostki wysyłkowe trafiły do pojazdu.

Wyniki kontroli dostawy

Dokument powstaje po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Potwierdza rozbieżności między awizem, czyli zawiadomieniem o wysyłce towarów a wynikami kontroli wejściowej.

Charakterystyka dokumentów magazynowych — podsumowanie

Mamy nadzieję, że ten artykuł jeszcze bardziej przybliżył Wam temat obiegu dokumentów w magazynie. Powyższa charakterystyka dokumentów magazynowych rzuca nowe światło na zawiłość procesów, jakie są związane z obsługą towarów w całym łańcuchu logistycznym. Jeden błąd w dokumentacji lub zaginięcie dokumentu, może zaważyć o sprawnym funkcjonowaniu magazynu.