Na czym polega inwentaryzacja okresowa?

W niemal każdym magazynie jest przeprowadzana inwentaryzacja okresowa. Umożliwia kontrolę zapasów. Powinna być wykonywana w regularnych odstępach czasu: raz na miesiąc, kwartał, półrocze lub rok. Jak prawidłowo wykonać inwentaryzację okresową?

Inwentaryzacja okresowa, czyli co?

Inwentaryzacja okresowa to tzw. spis z natury. Obejmuje czynności wykonywane ręcznie. Operatorzy muszą sprawdzić wszystkie towary składowane na regałach. W celu przeprowadzenia procesu szybko i bezbłędnie należy zaplanować perfekcyjną organizację pracy. 

Kontrolę stanu magazynowego należy przeprowadzić kilka razy w roku. Podliczenie jednostek ładunkowych składowanych na regałach magazynowych umożliwia określenie ich ilości na dany dzień. Inwentaryzacja powinna być priorytetem dla każdego przedsiębiorcy, ponieważ towary są jego najcenniejszym aktywem. Wiedząc wszystko o ilości zapasów, można uniknąć braków mogących prowadzić do opóźnień w realizacji zamówień. Nie pojawi się również problem z nadmiernymi zapasami, które generują dodatkowe koszty dla przedsiębiorstwa.

O efektywnej inwentaryzacji mówimy wtedy, gdy jest realizowana w dokładnie ustalonych terminach. Operatorzy mogą zorganizować swoją pracę w taki sposób, aby przeprowadzić działania kontrolne szybko i precyzyjnie. Najlepiej jest planować inwentaryzację w okresach mniejszej aktywności związanej z obsługą zamówień.

Co daje inwentaryzacja okresowa?

• Brak konieczności wdrażania systemów automatycznych do rejestracji danych. Operatorzy korzystają z kartki i długopisu, w celu zanotowania ilości produktów w magazynie. 
• Podczas kontroli stanu magazynowego, operatorzy mogą sprawdzić towar i ocenić jego stan.
• Rzeczywistą liczbę składowanych towarów można porównać z zapisami w inwentaryzacji księgowej prowadzonej przez system WMS lub ERP. 

Jakie ograniczenia ma inwentaryzacja okresowa?

• Wysokie ryzyko wystąpienia błędów. Sprawdza się wyłącznie w przypadku małych firm przechowujących niewielką ilość towarów.
• Zajmuje bardzo dużo czasu i wymaga zaangażowania wielu pracowników. 
• Trzeba całkowicie lub częściowo wstrzymać prace magazynu i poświęcić wiele godzin na liczenie produktów na poszczególnych regałach magazynowych. 
• Otrzymywany jest wyłącznie obraz sytuacji w magazynie w konkretnym momencie roku. Informacje nie są dostarczane w czasie rzeczywistym i nie można wyeliminować ewentualnych rozbieżności. 

Inwentaryzacja okresowa a inne rodzaje kontroli stanu magazynowego

Wiesz już, na czym polega inwentaryzacja okresowa, dlatego warto porównać ją z innymi dostępnymi rodzajami kontroli stanu magazynowego. 

Inwentaryzacja okresowa a inwentaryzacja roczna

Inwentaryzacja roczna jest przeprowadzana raz do roku. Operatorzy przechodzą przez magazyn i podliczają zgromadzone zapasy. Przewagą kontroli okresowej jest zapewnianie aktualniejszych informacji na temat stanu magazynowego. Im częściej przeprowadzasz inwentaryzację, tym masz dostęp do precyzyjniejszych danych. Z tego powodu warto pokusić się nawet o comiesięczne sprawdzanie ilości towarów w magazynie.

Inwentaryzacja okresowa a inwentaryzacja częściowa

Inwentaryzacja częściowa polega na zliczaniu grup pozycji asortymentowych, zamiast podliczaniu wszystkich zapasów w magazynie. Czynności są przeprowadzane okresowo. Istotne jest, aby ustalić sposób zaliczania artykułów. Najczęściej podliczane są towary o wysokiej rotacji lub większej wartości. 

To zadanie powinno być realizowane przez operatora każdego dnia lub w określonych odstępach czasu. Należy wytypować ograniczony czas na przeprowadzenie kontroli, aby nie wstrzymywać działalności magazynu. Inwentaryzacja częściowa dostarcza aktualniejsze informacje niż inwentaryzacja okresowa. Jest również chętniej wybierana, ze względu na mniejszy wpływ na bieżącą działalność firmy. Niestety, trzeba liczyć się ze skomplikowanym procesem planowania w magazynach obsługujących ograniczoną liczbę produktów. Ponadto nie daje ona pełnego obrazy sytuacji w całym magazynie. W tym kontekście okresowa kontrola jest znacznie lepszym rozwiązaniem. 

Inwentaryzacja okresowa a inwentaryzacja ciągła

Niewystarczającym rozwiązaniem dla firm obsługujących wiele produktów jest inwentaryzacja okresowa. Muszą one zdecydować się na inwentaryzację ciągłą, aby dysponować aktualną wiedzą na temat stanu zapasów magazynowych. 

Inwentaryzacja ciągła polega na rejestracji przepływów w magazynie w czasie rzeczywistym, za pomocą systemu zarządzania WMS. Oprogramowanie kontroluje i koordynuje wszystkie operacje wykonywane w magazynie. Towary są identyfikowane od momentu przyjęcia i przypisywane do konkretnych lokalizacji. Operator otrzymuje wytyczne postępowania z każdym produktem. 

Każda inwentaryzacja jest ważna dla funkcjonowania magazynu

Inwentaryzacja okresowa realizowana w określonych przedziałach czasu sprawdza się przede wszystkim w firmach obsługujących niewielką liczbę asortymentu. Możesz jednak skorzystać z innych form kontroli stanu magazynowego, aby uzyskać pełny obraz sytuacji w obiekcie. Sprawnie przeprowadzona inwentaryzacja zwiększa możliwości rozwoju Twojej firmy.